改进电子邮件客户服务支持的提示电子邮件为客户服务部门提供了几个优势。电子邮件不仅为客户解决问题提供了额外的手段，而且还是一种经济高效、快速的方法，可以提供提高客户满意度的解决方案。因此，加强企业对客户电子邮件的响应方式变得非常重要。

改善电子邮件客户服务

目录

1改善电子邮件客户服务1.1让客户更容易进行预接触的提示1.2电子邮件处理提示1.3电子邮件礼仪提示1.3.1政策：1.3.2正式和专业：1.3.3消息：1.3.4响应时间：1.3.5问题解决：1.4电子邮件跟进礼仪提示

更多时候，客户或潜在客户写信给您提供反馈或询问产品或服务。为此，他或她必须搜索你公司的官方网站，然后找到你的电子邮件地址。如果他或她在与公司接触方面做出了这样的努力，那么公司所能做的至少是让这个过程变得轻松。

提示让客户更容易进行预联系，在向搜索引擎提交web目录时添加您的电子邮件地址，并立即进行验证。在谷歌地图和其他在线地图中添加您的电子邮件地址。不要将用户与多个电子邮件地址混淆，并确保您有一个用于客户支持的电子邮件地址。确保在您的“联系我们”以及与客户的所有通信中，无论是在线还是离线，都提到了电子邮件地址。如果可能的话，找一份联系表格。这样就不需要使用Outlook或其他电子邮件服务代理，这在手机和平板电脑上相当麻烦。确保您尽快发送对客户电子邮件的确认（自动回复是一个好主意）和诸如“谢谢。我们已收到您的消息，将在24小时内回复。如果有紧急情况，请致电……”，对于通过联系表格与您联系的人。电子邮件处理技巧将收到的电子邮件分为不同的大类别，每个类别都有一个专门的团队。然后为每个电子邮件/类别指定团队和截止日期。这种有组织的方法将帮助您轻松堵住漏洞，在机会出现时规划大量电子邮件，促进实时培训，并更高效快速地解决问题。

虽然有几种方法可以回答查询或投诉，但请确保您的电子邮件团队了解电子邮件通信的基本规则。

电子邮件礼仪政策提示：您公司的电子邮件应该像您的电子邮件政策一样专业。大多数大公司都有通信策略，可以用来制定电子邮件策略。确保您已经分发了硬拷贝和软拷贝，并与您的电子邮件处理团队进行了讨论。正如你们所知，一致性在任何形式的沟通中都是关键，在电子邮件服务中更是如此。

是正式和专业的：虽然电子邮件处理代理倾向于走捷径，使用许多感叹号，插入表情符号，并使用LOL等术语来增加个人触感，但更好是正式一点，否则可能会激怒没有印象的客户。应建议电子邮件团队使用简单的单词，并遵循语法、标点和大写的标准规则。应经常进行质量检查并共享反馈。语法不好不可掉以轻心。事实上，客户往往变得粗鲁，毫不犹豫地在社交媒体上发布搞笑的语法错误。

消息：专注于尽快传达真正的消息。要做到这一点，需要一条强有力且清晰的主题线和一段清晰的介绍性段落来总结手头的问题。需要不断询问和检查的一个问题是：“客户的问题是否得到了明确的回答，是否提供了明确的行动要求？”

响应时间：任何超过一小时的响应时间都被视为延迟。及时解决客户投诉和疑问是t他通过电子邮件真正改变了游戏规则，快速的回复可以防止客户的痛苦或疑虑滚雪球般地演变成负面的东西。

如果电子邮件数量很大，并且个人回复可能需要时间，请寻求自动回复者的帮助，并在可能的情况下对其进行个性化。类似地，为类似查询或产品发布期间开发模板可以帮助节省大量电子邮件处理时间。

问题解决：确保让客户知道客户支持团队正在制定解决方案，或者在需要时向客户寻求解决方案。需要注意的是，大量电子邮件包含投诉。这些电子邮件通常是许多客户的最后手段。因此，电子邮件团队应尽更大努力，不要延长客户的痛苦。如果需要，您可以提供解释；然而，你永远不应该质疑客户的智慧，或者指出错误在于客户。相反，及时道歉、更换或退款以及快速行动可能是留住客户的更佳机会。

电子邮件跟进礼仪提示发送跟进电子邮件可能是确保客户满意的关键，也可能提高他或她对您品牌的信任。这样的努力也可以让你获得备受追捧的口碑宣传。通常，在案件解决几天后发送，后续电子邮件还可以寻求反馈，就公司产品和服务提供建议，请求参与调查，并为进一步销售创造机会。

客户通常喜欢接收更新、时事通讯、促销电子邮件、有用提示、测验和竞赛，只要您寻求他们的许可。然而，重要的是要坚持自己的承诺，如果他们每周只签署一份时事通讯，就不要给他们发送三份时事通讯。

根据研究公司Marketing Sherpa在2015年进行的一项研究，72%的美国成年人更喜欢通过电子邮件与公司沟通。因此，毫不奇怪，电子邮件客户服务支持已成为企业与客户沟通并有效响应其需求的重要手段。

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