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上海使用纸质发票的3大挑战

发布时间:2022-07-18 09:53:48 人气:2099 来源:天云祥客服外包

3使用纸质发票的主要挑战发票是任何业务的固有部分,无论是制造业还是服务业。此外,发票处理是一项巨大的任务,尤其是手动开票。令人惊讶的是,世界各地的大多数企业仍然采用手工处理发票。PDF仍然用作发送和接收发票的格式。完成物理发票的扫描和捕获需要大量的时间和资源。这会导致发票流程的延迟,并阻碍现金流的可见性。

业务必须了解,纸面发票需要大量时间,而且往往容易出错。纸质发票的周期通常很长。根据哈克特集团2011年P2P研究和Ariba客户结果,纸质发票的周期可能长达22天。

您必须理解纸面处理中涉及的步骤,以了解纸面发票浪费的原因以及数字化/自动化的意义。纸质发票中的

步骤

目录

1纸质发票中的步骤1.1捕获发票:1.2质量保证:1.3获得批准:1.4会计:1.5付款:2.3手动发票处理中的主要挑战2.1劳动密集型:2.2出错的可能性高:2.3监控困难:

,尽管各个公司的详细信息可能不同,当涉及到手动开票时,大多数企业都会经历以下步骤。

捕获发票:供应商将生成并打印发票,并将其邮寄给您,即买方。收到发票后,需要对发票进行分类并发送给应付账款(AP)部门。通常,AP员工会将详细信息手动输入系统。

质量保证:为了确保付款准确、付款条款正确完整,需要验证发票。AP员工通常会审查每张发票的信息准确性和完整性。例如,需要检查发票是否有错误,例如采购订单(PO)编号缺失或帐号不正确。然后,需要验证发票,以确认账单金额与订单金额和提供的商品/服务数量匹配。最后,成本中心应考虑发票的税务处理。

获得批准:通常情况下,发票需要在付款前获得一个或更高当局的批准。AP员工需要将发票发送给可能需要其批准的适当人员。需要对整个过程进行监控,以便将延迟降至更低。如果存在任何争议或差异,AP工作人员应致电供应商进行澄清。

会计:AP员工需要在公司的总账中记录费用。然后,他们将发票归档或运至档案馆保存。这样做是为了在需要时检索发票。

付款:收到所有所需批准后,付款由AP系统处理。付款可以通过纸质支票或自动清算所(ACH)进行。

3手动发票处理中的主要挑战纸张处理或发票的手动处理提出了许多挑战,这些挑战会导致不必要的成本,同时降低效率。以下是纸面发票是一个浪费过程的原因:

它是劳动密集型的:除了在纸面处理和数据输入上花费大量时间外,还需要手动交叉参考以确保有效性。这需要花费相当多的时间,因为AP员工需要将发票与PO或合同进行比较。如果这些信息不可用,那么他们可能必须将其发送给其他一些机构进行交叉验证。根据公司的规模,公司可能会收到数千甚至数百万张这样的发票。这对所有相关人员来说都是浪费时间。

出错的几率很高:通常,通过各种方式收到发票,如邮件、快递、传真、电子邮件和其他垫子。除非这些发票输入到单个系统中,否则多个来源可能意味着混淆。这必须手动完成,导致浪费时间和可能的错误。其中一些错误包括在未交付货物/服务的情况下支付发票、两次支付同一发票、重复发票、支付不正确的金额以及输入错误的订单号。

监控困难:纸质发票很容易丢失。除非纸质发票是文件或存储在正确的位置,否则它们很可能会在其他纸张的海洋中丢失。监控每张发票是一项艰巨的任务,AP人员通常会花费太多时间处理供应商关于付款状态的查询。

与过去不同,AP部门被视为公司底线的关键。它们不再是成本中心或处理中心。因此,AP员工不能浪费人工处理所需的时间和资源。通常情况下,AP部门的目标应该是通过各种方式实现节约,例如避免罚款、折扣和降低劳动力成本。他们还应考虑提高员工访问付款/发票信息的效率。

两件事将决定AP部门的效率。一个是处理发票所需的时间,另一个是处理发票所需的成本。阿伯丁(Aberdeen)进行的题为“电子应付款基准系列:AP成功战略”的研究发现,的公司平均花2.8天处理一张发票,每张发票的成本为2.18美元。当时的行业平均天数为15.8天,每张发票的成本为9.4美元。这些公司是怎么做的?这只有通过自动化/数字化/电子发票才能实现。

考虑到这一点:Billentis在2015年6月进行的一项题为“电子发票/电子账单:进入新时代”的研究表明,与传统的纸面处理相比,典型的电子和自动化发票流程可以节省60-80%。该研究还表明,转向电子发票的公司通常可以预期6-18个月的回报期。自动化的优点是:

即时信息:当发票实现自动化时,任何人都可以随时从任何地方访问发票。更快的批准:由于发票上的信息是免费的,因此可以快速获得相同的批准。节省成本:当按时付款时,可以避免罚款,有时供应商甚至会为那些定期付款的人提供折扣。减少或消除错误:当自动发票与AP系统集成时,工作流程得到简化,信息变得易于访问。更重要的是,当捕获数据时,出错的可能性变得最小。此外,还消除了对错误进行持续检查和监控的需要。更容易审计:在纸质发票的情况下审计发票非常困难。有时发票会放错地方或丢失,甚至更糟的是,他们可能会被不知道其重要性的员工销毁。在自动化的情况下,所有发票在所有时间点都可用,使审计更容易。提高效率:当在数据输入、交叉引用、获得批准和归档文件上花费的时间更少时,AP员工的效率会提高,他们可以将时间花在AP流程的其他关键方面。如果您对电子发票有兴趣,您可以考虑投资发票管理解决方案,以帮助减少数据输入成本、错误和浪费时间的差异。如果你不想投资这样一个系统,你可以考虑将你的应付账款流程外包给专业的应付账款外包服务提供商。提供的服务包括采购订单处理;将采购订单与发票、借项凭证处理和账龄报告编制等进行匹配。选择在此过程中具有丰富经验和专业知识的服务提供商。

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